Como Mejorar la Productividad – 11 Técnicas que Cambiarán tu Día

Por ilse_marel | Estrategias Para el Éxito

Como Mejorar la Productividad – 11 Técnicas que Cambiarán tu Día

No se tú pero a mi me encantaría tener más tiempo para descansar y relajarme o para divertirme o para tener más sexo o para pasear a mi perro o para ir de compras o para meditar. He usado todo tipo de soluciones para mejorar la productividad.

Después de saturar la memoria de mi teléfono con Apps llegué a la conclusión de que los métodos Vintage que te voy a presentar aquí son los que mejor funcionan. Sólo necesitas un cronómetro, pluma y papel para comenzar a usarlos.

Primero un poco de teoría

La persona multi-tarea no existe. Es un cuento del que algún malvado ladrón de tiempo te ha tratado de convencer. El cerebro sólo se puede enfocar en una cosa a la vez.

Cuando manejas, contestas el celular y platicas con el copiloto mientras buscas algo en tu bolsa, realmente no estás haciendo todo al mismo tiempo. Más bien estás cambiando tu enfoque de una tarea a otra tan rápido que ni siquiera te das cuenta.

El problema con esto es que desperdicias energía y te cansas más de lo necesario. Por querer hacer todo, terminas sintiéndote agobiada y sin hacer nada.

Para ser más productiva, necesitas

  • Simplificar y minimizar distracciones
  • Enfocarte en una cosa a la vez
  • Descansar

Estas técnicas te ayudarán a lograrlo y como consecuencia podrás mejorar tu productividad.

1. Pomodoro

Un Pomodoro es un ciclo de 25 min. de trabajo por 5 de descanso. Cuando completas 4 Pomodoros haces una pausa más larga de 15 min.

Después de cierto tiempo tu cerebro se cansa y ya no funciona bien. Entonces tu productividad baja. Cuando te tomas 5 min. de descanso refrescas tu atención y capacidad de enfoque. Esto ayuda a que puedas trabajar más eficientemente y durante periodos más largos de tiempo.

He probado esta técnica y definitivamente me ayuda a mejorar la productividad. Para mí los Pomodoros funcionan mejor si los hago de 35 x 5. Experimenta para ver qué te acomoda.

2. Priorizar

Si analizas todas las cosas en las que usas tu tiempo, seguramente encontrarás muchas sin sentido (como yo que pierdo horas y horas en Pinterest #placerculpable).

Haz una lista poniendo el área más importante de tu vida hasta arriba y la menos importante hasta abajo. Por ejemplo:

  1. Mejorar mi salud
  2. Mi familia
  3. Mi pareja
  4. Conseguir un empleo que me guste y me apasione

Planea tus días en base a ella. Si el #1 es tu salud y el #4 es tu nuevo trabajo, será más fácil decidir en qué debes usar tu tiempo cuando no puedas hacer las dos cosas. Deja tus placeres culpables para cuando hayas terminado con las prioridades.

3. Tarjetas de Pendientes

Después de fracasar durante meses con la clásica lista de pendientes, me puse a investigar porqué.

Cuando las listas son muy largas, te hacen sentir abrumada, acongojada y sobrecargada. El simple hecho de ver todo lo que necesitas hacer te hace entrar en shock (no lo digo yo, lo dijo un investigador cuyo nombre no recuerdo).

Para solucionar esto, inventé el sistema de las tarjetas. Básicamente anotas 1 pendiente en 1 tarjeta. Si tienes 10, tendrás 10 tarjetas. Después las acomodas en una pila por prioridad.

Cuando te sientas a trabajar, te enfocas en la primera tarjeta. Cuando terminas, la tiras a la basura y comienzas con la siguiente.

Nunca he logrado desaparecer mi pila pero saber que ya hice lo más importante me deja tranquila. Lo demás puede esperar.

4. Hora x hora

Esta técnica ayuda a lidiar con el agobio que causan los proyectos grandes o las tareas que tienes que hacer continuamente.

Cada día, asigna 1 hora (o determina alguna otra cantidad de tiempo) para trabajar en un proyecto o tarea específica. Comprométete a cumplir pase lo que pase.

5. Revisa tu correo una vez al día

La gente manda correos para resolver sus problemas, no los tuyos. Deja que esperen hasta que tú termines con tus cosas. Revisa tu correo únicamente al final del día.

Si tienes un trabajo en el que los tiempos son cruciales, puedes checarlo en la mañana y en la tarde para asegurarte de que nada urgente se te esté pasando. Incluso podrías asignar 3 horarios, pero no más.

Al principio esto puede causar conflicto emocional. Programa una respuesta automática para sentirte más tranquila. Puede decir algo así «Sólo abro mi correo una vez al día. Si necesitas algo urgente que no pueda esperar hasta mañana a las 9 am, llámame al 11111111».

6. Delega y pide ayuda

Puedes delegar todo para lo que no eres absolutamente indispensable. Desde programar citas y hacer llamadas, hasta cosas personales como la limpieza de la casa, el lavado de la ropa, hacer las compras o cocinar. Saber que alguien más se está ocupando de ello te permitirá a mejorar la productividad con las cosas para las que sí eres indispensable.

Busca la ayuda de expertos, servicios, empleados, amigos y familiares. Hay muchas personas que felizmente te podrían apoyar.

7. Descansa para mejorar la productividad

Cuántas veces te ha pasado que estás tratando de terminar un reporte y por más que intentas no te puedes concentrar. No sabes cómo, pero terminas viendo las fotos de Beyonce sin Photoshop. Te das por vencida y decides salir de compras. Al día siguiente terminas el reporte en media hora.

Cuando estás saturada no puedes procesar información. El descanso es tan importante, o incluso más, que el trabajo. Tu mente y tu cuerpo necesitan recuperarse para mejorar la productividad.

Cuando ya no puedas más, respira, estírate, come helado, ve una película, camina, duerme, medita, haz cualquier otra cosa y ya que estés fresca regresa a lo que estabas haciendo. Lo terminarás mucho más rápido.

8. Medita

La meditación es el arte de no hacer nada ¿Cómo puede ayudarte a mejorar la productividad?

Cuando meditas las ideas se ordenan, tu perspectiva cambia, te relajas, te deshaces del estrés, te pones de buenas y te haces más creativa. En este estado tu energía está al máximo. Tu cerebro cambia físicamente y se hace más eficiente.

No voy a explicar cómo pasa todo esto (tendrás que confiar en mí o investigarlo en google), pero la meditación es una de las mejores técnicas de productividad que podrías usar.

Si quieres intentarlo aquí hay un programa gratuito donde puedes aprender (Cambiará tu vida, lo prometo. Es el mejor, y no lo digo sólo porque trabajo para Peace Revolution, en verdad es muy bueno y está desarrollado por expertos en el tema… además puedes tener la buena suerte de tenerme como tu Coach de Paz).

9. Automatiza

Crea rutinas para los procesos que haces repetidamente, desde la manera en que comienzas el día y te preparas para salir de casa, hasta cómo revisas tu correo. Todo se puede automatizar.

La rutina libera tu atención porque ya no necesitas pensar en qué debes hacer o cómo hacerlo. Lo haces y ya. Además reduces errores e incertidumbre.

Cuando defines un proceso, puedes quitar pasos redundantes y encontrar maneras de hacerlo más eficiente.

Para sistematizar la manera en que escribo en este blog, anoté cada paso en una tarjeta. Las ordené y las numeré. Cada vez que voy a crear un página sigo el mismo proceso en el mismo orden. De esta manera sé que no se me está olvidando nada importante y trabajo más rápido.

Tengo procesos para diseñar imágenes, revisar mi correo y manejar mis redes sociales. También he creado plantillas de Office y Photoshop. Esto me ayuda a mejorar la productividad.

10. Simplifica

Observa tu entorno. Cualquier cosa que no sea 100% absolutamente necesaria se puede ir. Mientras más elementos quitas, más atención y espacio mental liberas.

Los lugares desordenados y llenos de cosas generan distracción. Deshazte de la basura, acomoda el desorden y quita elementos de tu escritorio que no necesites.

En tu computadora, borra archivos que ya no uses, marcadores, programas obsoletos, vacía la memoria caché y apaga las notificaciones.

11. Cero interrupciones

Cuando te interrumpen y regresas a lo que estabas haciendo antes de la interrupción, te toma tiempo y energía volver a concentrarte. Una manera sencilla para mejorar la productividad es evitar las distracciones.

Minimízalas apagando tu celular o poniéndolo en silencio mientras trabajas. Si tienes una oficina, cierra la puerta. Usa audífonos si compartes el espacio de trabajo con alguien más. Dile a tus compañeros que no te hablen a menos de que tengan un problema de vida o muerte. Para todo lo demás pueden enviarte un correo (que revisarás hasta el día siguiente).

En uno de mis empleos, llegaba hora y media antes que todos a la oficina. Este tiempo era el más productivo de mi día y era cuando normalmente sacaba todos mis pendientes. El resto del día lo pasaba adelantando trabajos, platicando con mis compañeros y trabajando en proyectos personales.

¿Conoces otras técnicas para mejorar la productividad? Comparte en los comentarios.


NOTA: Esta es una serie de posts sobre productividad, donde comparto técnicas que te ayudarán a trabajar menos y lograr más. Estos son todos los artículos que componen la serie.

  1. Guía a Prueba de Procrastinadores para dejar de perder el tiempo
  2. Eficaz Remedio que Aumentará tu Productividad: No Hacer Nada
  3. Simplifica y Crea más Tiempo Libre del que Sabes Usar
  4. La Importancia de Planear tu Día
  5. Tips para Aprovechar las Mañanas al Máximo
  6. 5 Herramientas de Productividad que todo Freelancer Debería de Usar
  7. Aumenta la Productividad Mientras Trabajas – en 5 sencillos pasos
  8. 11 Técnicas de Productividad que Deberías usar YA!

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